Hvor er vi?
Helse, miljø og sikkerhet løfter en bedrifts rykte, økonomi og bidrag til samfunnet ved å verdsette mennesket som mer enn bare en innsatsfaktor.
De fleste store bedrifter arbeider iherdig med HMS og har satt det på dagsorden. Det innføres systemer og prosesser, og det gjennomføres opplæring av ledere og ansatte. Bedriftene blir bare bedre og bedre på HMS-arbeid.
Gode arbeidsinstrukser er et veldig viktig hjelpemiddel for å understøtte LEAN-metodikken i en bedrift. De fleste har sett verdien av dette og har på en eller annen måte implementert det. Men en arbeidsinstruks er kun en arbeidsinstruks – og ikke nødvendigvis en god en. Det er lett å glemme.
Vi er sårbare fordi vi lett tror at siden vi har en arbeidsinstruks eller et anerkjent HMS-system, så trenger vi ikke gjøre mer. Denne veiledningen hjelper deg å ta steget videre.
Normal fremgangsmåte
En leder får i oppdrag å lage arbeidsinstruks for sine ansatte. Det mest naturlige er å involvere dem som har best kunnskap om emnene – gjerne de som er «flinke på data».
Operatørene får oppgaven med å beskrive arbeidet de gjør. De vil kanskje lufte bekymringer om at de ikke er så gode til å skrive, men uten åpenbare alternativer blir dette løsningen.
Dette er en stor forbedring fra tidligere – men det er ikke en perfekt løsning. Det er en god start som bør videreføres.
Kjente utfordringer
Når man har hatt arbeidsinstrukser i bruk en stund, dukker det opp typiske problemer.
Dårlige beskrivelser blir ikke brukt
Selv om det kun finnes én arbeidsinstruks for en oppgave, er det ikke sikkert den blir brukt. Under stress kan folk ta valg basert på hukommelsen – spesielt hvis teksten er vanskelig å forstå, rekkefølgen er uklar, eller bildene er dårlige.
En god arbeidsinstruks oppfattes raskere
Jo mer stresset man er, desto vanskeligere er det å forstå komplisert tekst og dårlige bilder. Nettopp i krisesituasjoner kan det være avgjørende å ha et trygt holdepunkt. Gode arbeidsinstrukser gir trygghet.
Den som utfører oppgaven, er den som beskriver den
Den som kjenner oppgaven best, er den som gjennomfører den. Men det betyr ikke at arbeidsinstruksen blir best mulig. Å lage gode beskrivelser er en egen ferdighet som krever opplæring. La noen som er flink på innhold lage arbeidsinstruksen, og hent inn informasjon fra operatøren.
Andre vanlige problemer
- Instruksen blir en søppelbøtte – Informasjon legges til fordi man ikke vet hvor den ellers skal være. Arbeidsinstruksen vokser og blir mindre verdifull.
- Dårlig språk og manglende oversettelse – Selv om alle ansatte skal beherske norsk eller engelsk, varierer ferdighetene. Oversett de mest kritiske arbeidsinstruksene.
- Interne ord og forkortelser – Vikarer og nyansatte møter en ekstra barriere. Bruk standardisert fagterminologi.
- Mangel på bilder og figurer – Forenkling av tekst med figurer og bilder gjør arbeidsinstrukser mer tilgjengelige for flere.
- Manglende struktur og rekkefølge – Kompliserte oppgaver krever erfaring med prosessbeskrivelser. En Business Analyst kan hjelpe.
Hva koster gode arbeidsinstrukser?
Jo mer tid man bruker på en beskrivelse, desto mer verdi har den for brukeren og bedriften.
Noen beskrivelser er mer i bruk enn andre – der kan man bruke mer tid og penger. Noen områder har større iboende risiko for ulykker. Kritiske prosesser kan vektlegges ulikt.
«For hver krone investert i arbeidsmiljøet, får man to kroner tilbake.»— STAMI (Statens Arbeidsmiljøinstitutt)
Med et slikt utsagn burde spørsmålet være enkelt: Hvor mye kan vi investere i å forbedre arbeidsmiljøet?
Det er imidlertid noen viktige forutsetninger for å lykkes:
- Behovsprøvde – Tiltakene må svare på reelle behov
- Kunnskapsbaserte – Bygget på faglig kunnskap
- Systematisk innført – Implementert på en strukturert måte
Når man ser disse tingene i sammenheng, er det liten tvil om at arbeid med arbeidsinstrukser vil gi tilbake mer enn man betaler – samtidig som man reduserer risiko for uønskede hendelser.
Før og etter: Samme oppgave, helt forskjellig resultat
Respekt for andres arbeid
En person som har laget en arbeidsinstruks har tatt eierskap til denne. Når vi tar et steg videre i foredlingen, må vi anerkjenne arbeidet som allerede er gjort.
På mange måter er det største løftet allerede tatt. Nå skal kunnskapen føres inn på den digitale arenaen, og den som har kunnskapen må gi slipp på eierskapet. La den opprinnelige eieren delta så lenge det er interesse – det vil gi verdi til alle.
Praktiske råd
Konkrete løsninger du kan gjennomføre med en gang for å høyne sikkerhet og forbedre arbeidsmiljø.
Orientering
Hvor skal oppgaven gjennomføres? Det må være en måte å identifisere stedet på. Et område eller en maskin kan være merket slik at alle vet hvor det er. I en arbeidsinstruks bør man henvise til dette for å sikre at oppgaven blir utført på rett plass.
Ved å bruke QR-koder på lokasjonene hvor arbeidsinstruksen skal gjennomføres, har man allerede forenklet beskrivelsene og fjernet feilkilder. Operatøren scanner koden og får opp riktig arbeidsinstruks automatisk.
Skriv hele setninger
Start med en kort setning som beskriver handlingen. Setningen bør starte med et verb:
- Skru av strøm
- Trykk på rød knapp
- Løft opp spak
Under hver handling kan man ha støttetekst som klargjør:
- «For å slå av strøm, bruk bryter merket 'Full Stop 2' og trykk denne inn. Se bilde A.»
Det er viktig at alle setninger kan stå for seg selv og er godt formulert – selv om de er korte. Dette øker lesbarheten og er viktig for oversettelse til andre språk.
Forklaringer og utdypninger
Ikke ta med forklaringer og utdypninger i selve arbeidsinstruksen. Link heller til mer informasjon. Når man bruker mobiltelefon, nettbrett eller PC, kan man vise utdypende informasjon ved behov uten å forstyrre hovedflyten.
Bruk av bilder
Bilder i en arbeidsinstruks har tre hovedfunksjoner:
- Identifisere stedet – Raskt se hvor arbeidet skal utføres
- Identifisere utstyr – Finne riktige knapper, spaker eller komponenter
- Koble tekst til virkelighet – Vise sammenhengen mellom instruksjon og utstyr
Kvalitet på bildet
Det er avgjørende at bildene er av god kvalitet:
- Tilstrekkelig høy oppløsning
- Godt lys slik at viktige områder er enkle å identifisere
- Bruk ekstralys hvis området er mørkt
Merking av bilder
Lag piler eller ringer på bildet for å vise hva det refereres til i teksten. Det beste er å kun ha én ting man refererer til i hvert bilde – da holder man lettere fokus under vanskelige forhold.
Viktig: Fargen og stilen på markeringen er avgjørende. Mørke bilder krever lys markering, og lyse bilder krever mørk markering.
Mal for arbeidsinstrukser
Når vi tar hensyn til alle observasjonene, får arbeidsinstruksen en ryddig og enkel oppbygning.
Mange systemer i dag inneholder arbeidsinstrukser med mange steg som listes opp i en tabell. Med nettbrett og smarttelefoner vil en «én side for hver aktivitet»-filosofi gi en mer moderne og brukervennlig arbeidsinstruks.
Mobilvisning av arbeidsinstruks
Hver aktivitet vises på én skjerm med all
relevant informasjon synlig.
Det viktigste med denne malen er at man holder fokus på den ene handlingen man utfører. Samtidig får man informasjon tilknyttet handlingen og ser hvor i prosessen man er.
«Standardiserte figurer, gode bilder og korte tekster gjør arbeidsinstruksene lettere å forstå.»
Komponentene bør ha faste plasser slik at man blir vant til å finne informasjonen på samme sted – uansett hvilken aktivitet man jobber med.
✓ Sjekkliste for gode arbeidsinstrukser
Bruk denne listen for å evaluere og forbedre dine arbeidsinstrukser. Klikk på boksene for å markere hva som er på plass.
Klar til å ta arbeidet med instrukser videre?
Duro Systems tilbyr en komplett løsning for digitale arbeidsinstrukser med QR-koder, mobilvisning og enkel administrasjon.